Worklife Series: Document Controller at Construction Project - Part 1

Hello!

Dah lama sangat rasanya aku tak update my blog. The last time aku post was in 2022. Sekarang dah nak masuk penghujung tahun 2025. Harap aku akan terus rajin upload post lah lepas ni (Harap je lah hahaha)

So where am I now? haha. Aku sekarang tengah kerja as Document Controller (DC) at building construction project. Currently working with construction documents dah nak masuk tiga tahun. Fuh! Lama gak lah. hahaha. Why aku tekankan building construction project? Sebab DC ada banyak jenis dan ada dalam pelbagai industry. DC construction industry mungkin tak sama dengan manufacturing industry. DC untuk building project lain cabarannya dengan oil & gas project. Dokumen pun berlainan dan serta role juga mungkin berbeza. 

Secara umumnya, for DC construction project, ada beberapa document yg DC akan handle. Antaranya ialah:

1. Correspondence email / letter
2. Project Plan: Project Execution Plan, Project Quality Plan, Project Safety Plan, Project Traffic Management Plan
3. Drawings: Construction Drawing, Shop Drawing, Coordination Drawing, As-built Drawing
4. Site Memo
5. Site Instruction
6. NCR, NCP
7. Project Report: Monthly Progress Report, Monthly Quality Report, Monthly Safety Report, Monthly GBI Report, Site Diary Report, Weekly Progress Report
8. QAQC Submission: Material Submission, Method Statement, Design Change Request, Request for Information (RFI), Request for Work Inspection (RFWI), Request for Handover Inspection, Inspection Checklist, Inspection Test Plan
9. Handing over documents: O&M, Testing & Commissioning report, Warranty, PPM.

Kepada yang baru nak join construction project macam site engineer ke intern ke, ini adalah antara document yang korang perlu tahu. Kadang-kadang nama dia lain sikit mengikut project tetapi purpose dia hampir sama. So, ini adalah document yang menggerakkan sesuatu project dari awal construction stage sampai completion stage. Kena tahu purpose sesuatu document tu adalah untuk apa dan apa sebab korang submit sesuatu document. Kalau tak tau, nanti kena tembak client or consultant pulak. Memang berdarah telinga weh.

Ada dua cara sesuatu company menguruskan project, is either hardcopy or softcopy. But mostly both. Tapi medium untuk menguruskan document ini either guna manual tracking or kau guna EDMS mcm Aconex, etc. Yang ni aku tak pernah pakai lagi. Setakat ni project aku guna manual tracking menggunakan excel. Sangat sedih ya guna manual tracking. Kena setup satu satu, then update one by one. So kena alert dengan apa yg orang bagi kat kita. Kena track and scan manually. So setiap item yg aku list kat atas, biasanya akan ada document registration log tersendiri untuk project team monitor status document tu macam mana. 

Jadi DC memang ada best and ada yang tak seronok nya. Tapi seriously DC is really undervalued position. Orang kadang-kadang anggap kau macam admin project, tak penting. Padahal kalau ikut, you are the focal point for communication. Semua orang akan cari kau kalau nak mintak or tanya sesuatu benda. DC actually boleh bezakan document tu is the true source or the latest revision or not. Banyak lagi aku nak rant sepanjang aku jadi DC ni.

Tunggu next entry aku akan share experience aku update apa defintion document yg aku mention kat atas okay?

Till next post!

Cheerio!